Chữ Ký Cuối Thư, Chuyện Không Nhỏ

Ngày nay, thư điện tử là một trong những công cụ không thể thiếu khi làm việc, đặc biệt là các doanh nhân và những người làm công việc kinh doanh. Tuy nhiên hầu như không nhiều người ý thức hết được tầm quan trọng của một vài dòng ngắn ở cuối thư điện tử. Nếu được sử dụng đúng cách, nó có tác dụng quảng bá, xây dựng hình ảnh và thậm chí bán được hàng, điều mà một tấm danh thiếp không thể làm được.

Dưới đây là một số cách giúp cho chữ ký của bạn hoạt động một cách hiệu quả.

1. Tạo một chữ ký "độc đáo, duy nhất" để sử dụng cho tất cả các email bạn gửi đi, nó sẽ có tác dụng quảng bá hình ảnh công ty của bạn. Thông thường, bạn sẽ đưa vào chữ ký logo công ty của bạn đã được chỉnh sửa ở dung lượng nhẹ nhất để đảm bảo an toàn là các cài đặt của out look sẽ không coi nó như một bức thư spam có chứa ảnh.

2. Hãy đảm bảo là chữ ký của bạn bao gồm đầy đủ tất cả những thông tin và khách hàng, đối tác của bạn có thể "truy cập" ngay khi họ cần.

3. Xác định những thông tin nào là cần thiết cho chữ ký. Ví dụ:

Tên đầy đủ, Chức danh
Tên công ty
Địa chỉ
Điện thoại:
Fax:
Email:
Website:

4. Hãy cài đặt chế độ trong outlook của bạn để chữ ký sẽ xuất hiện ở cả email mới tạo, email trả lời (reply) hay email bạn forward cho người khác hoặc là bất kỳ hình thức nào. Bạn hãy làm các thao tác sau:
- Mở Outlook
- Chọn Tools
- Chọn Options trong Tools
- Chọn "Signatures"
- Chọn "New" sau đó tạo chữ ký
- Chọn "Ok"

Như vậy bạn đã làm song một thao tác tạo chữ ký.

5. Cập nhật lại chữ ký của bạn bất kỳ khi nào cần thiết. Bạn có thể đưa vào chữ ký của mình một thông tin nào đó liên quan đến các chiến lược khuyến mại của công ty bạn. Chẳng hạn:

Tên đầy đủ, Chức danh
Tên công ty
Địa chỉ
Điện thoại:
Fax:
Email:
Website:
Chúng tôi đang giảm giá nhân dịp năm mới đối với những khách hàng đặt mua trực tuyến tại địa chỉ www.congtycuaban.com.