Kinh te dau tu quan tri kinh doanh.

Hãy làm theo những bước sau đây để doanh nghiệp của bạn được chú ý đến trước, trong và sau hội chợ.

Các hội chợ thương mại là thành tố chủ chốt trong những nỗ lực marketing của hầu hết các công ty. Và đối với những doanh nghiệp nhỏ, các hội chợ thương mại đặc biệt có lợi vì chúng cho họ cơ hội tiếp cận vô số khách hàng tiềm năng, nhà đầu tư, nhà phân tích trong ngành và nhà báo trong một khoảng thời gian rất ngắn. Tuy nhiên, những nguồn lực có hạn của hầu hết các doanh nghiệp nhỏ khiến cho họ phải thu được nhiều kết quả nhất có thể mỗi lần xuất hiện. Bạn có muốn biết những bí quyết để có được những mối liên hệ bạn cần? Susan McPherson, phó chủ tịch các dịch vụ hội chợ thương mại toàn cầu tại PR Newswire, chia sẻ những bí quyết tăng hiệu quả sự tham gia của bạn trong một hội chợ thương mại.

Kinhdoanh.com: Những công cụ và nguồn lực nào một doanh nghiệp nhỏ nên sử dụng để lên kế hoạch cho hội chợ thương mại?

Susan McPherson: Các hội chợ thương mại bắt đầu cho phép đăng ký tham dự ít nhất là trước sáu tháng. Một bước quan trọng là phải tìm hiểu xem ban quản lý hội chợ có đưa ra công cụ nào để giúp người tham gia trưng bày gặt hái được những lợi ích cao nhất hay không. Những công cụ này có thể gồm danh sách các phương tiện truyền thông, một trang web đăng tin về các công ty tham dự trước, trong và thậm chí là sau hội chợ, và những gói dịch vụ cũng như mức giá đặc biệt. Những lợi ích này có thể vô cùng hữu dụng đối với một doanh nghiệp hạn chế về nguồn lực.

Bạn cũng nên xét đến việc hỏi ban quản lý hội chợ về kế hoạch PR của họ. Trong nhiều trường hợp, sẽ có những cơ hội nắm bắt được những hoạt động quảng bá trong hội chợ. Thí dụ, nếu họ sắp phát hành thông cáo mới về sự kiện này, hãy xem xét việc đề nghị liệu công ty bạn có thể được nằm trong danh sách những người tham gia trưng bày sản phẩm hay không; hoặc đề nghị tham gia với tư cách một nghiên cứu điển hình cho tài liệu marketing của họ.

Nếu bạn chuẩn bị ra mắt một sản phẩm hay dịch vụ mới, hãy đảm bảo mình nhắm vào tờ báo hay tạp chí hàng ngày của hội chợ, cả trực tuyến và bản in. Đồng thời hãy tham vấn lịch biên tập của các báo chí thương mại trong ngành. Nhiều tờ báo sẽ phát hành những số chuyên về hội chợ. Hãy ghi nhớ rằng hầu hết các tạp chí đều có thời hạn trì hoãn lâu nên bạn phải đảm bảo rằng mình liên hệ sớm.

Và cuối cùng nhưng rõ ràng là không kém phần quan trọng, nếu bạn chuẩn bị mở một trang web chuyên về hội chợ thương mại mình tham gia, hãy đảm bảo rằng bạn đăng nội dung liên quan chặt chẽ ít nhất là ba hoặc bốn tuần trước đó, và chắc chắn rằng bạn có thể cập nhật trang web khi đang tiến hành hội chợ. Hãy cung cấp địa chỉ URL về sự kiện đặc biệt này trên tất cả các thư từ liên quan đến hội chợ, các thông cáo báo chí và giấy mời, đồng thời cung cấp đường dẫn đến địa chỉ này từ trang chủ của bạn. Một trang web được quản lý tốt có thể tạo nên sự khác biệt trong việc biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.

Đâu là cách tốt nhất để tổ chức giới thiệu sản phẩm mới tại hội chợ?

McPherson: Có một số bước đơn giản để giới thiệu sản phẩm mới hiệu quả nhất tại hội chợ thương mại:

•    Lên kế hoạch trước. Xây dựng một lịch trình cho những nhiệm vụ phải hoàn thành trước buổi giới thiệu. Lịch này nên mở rộng ít nhất là trước một tháng và nên bao gồm những hoạt động như phác thảo và hoàn chỉnh thông cáo về buổi giới thiệu và các tài liệu marketing, thiết kế hình ảnh hoặc chụp ảnh sản phẩm, thu thập nhận xét của khách hàng và tiến hành tiếp cận các phương tiện truyền thông. Sau đó, thống nhất các hoạt động trên trong khung thời gian diễn ra hội chợ. Một số nhiệm vụ có thể phải chỉnh sửa dựa trên các quy tắc và thời hạn của hội chợ.

•    Nếu việc các phương tiện truyền thông đăng tải về cuộc giới thiệu sản phẩm mới của bạn là ưu tiên, hãy cho các nhà báo và chuyên gia phân tích xem trước sản phẩm của bạn trước khi sự kiện diễn ra. Làm như vậy sẽ cho phép những nhà báo đó tung ra tin mới hay nhất trong ngày về buổi ra mắt chính thức của bạn. Hãy đảm bảo rằng bạn có được danh sách các phương tiện truyền thông tham gia hội chợ càng sớm càng tốt.

•    Một tuyên bố về sản phẩm mới được biên soạn cẩn thận chính là chìa khóa tạo nên sự nổi tiếng. Hãy kiểm tra cùng với những nhà tổ chức sự kiện xem có nhà tài trợ mạng lưới tin tức chính thức hay không và có quy định về việc đưa tin tại hội chợ hay không. 

•    Thiết lập một trang web đứng độc lập hoặc trang web riêng cho sản phẩm có thể dễ dàng và nhanh chóng cập nhật. Đăng trên trang web đó nhiều thông tin về buổi ra mắt giới thiệu, bao gồm các tài liệu marketing, thông cáo ra mắt chính thức, hình ảnh, thông số kỹ thuật và đường dẫn nhằm khuyến khích mọi người tiếp tục liên hệ.

•    Đảm bảo chọn đúng nhân viên quầy hàng. Các giám đốc sản phẩm là những người rất cần thiết nếu bạn đưa ra trình diễn một dịch vụ mới. Nếu bạn có những khách hàng đã sử dụng sản phẩm và vừa lòng với nó, bạn có thể đề nghị họ xuất hiện tại quầy hàng như những nhân chứng sống.

•    Trừ phi bạn chuẩn bị giới thiệu thế hệ iPhone tiếp theo hay một sản phẩm tương tự, đừng tổ chức họp báo. Chi phí sẽ vượt quá cả lợi ích thu được.

Công ty nên tổ chức tuyên bố ra mắt sản phẩm như thế nào nếu tin tức sẽ được tung ra tại hội chợ?

McPherson: Hãy theo đúng những chỉ dẫn viết thông cáo báo chí cơ bản cũng như khi bạn thực hiện bất kỳ tuyên bố nào khác. Hãy đảm bảo rằng bạn giải quyết được năm yếu tố--viết cho ai, viết cái gì, ở đâu, bao giờ và tại sao lại viết—tránh sử dụng thuật ngữ mà hãy đặt một tiêu đề thật cuốn hút, trực tiếp liên quan đến tin tức cần đưa ra.

Khác biệt lớn duy nhất giữa một tuyên bố trong hội chợ thương mại và một thông cáo chuẩn là dòng ngày tháng. Đoạn văn đầu phải chỉ ra rằng buổi ra mắt sẽ diễn ra tại hội chợ. Điều này sẽ thêm thành tố đúng lúc cho tin tức và thu hút sự chú ý của những phóng viên được giao nhiệm vụ đưa tin về hội chợ.

Cách tốt nhất để có được những cuộc phỏng vấn trên các phương tiện truyền thông?

McPherson: Lại một lần nữa tôi khuyên bạn hãy lên kế hoạch trước. Hãy sử dụng danh sách các phương tiện truyền thông do ban quản lý hội chợ cung cấp và gửi thư điện tử đến các phóng viên sẽ tham dự. Nếu hội chợ không cung cấp danh sách các phương tiện truyền thông sẽ tham gia, hãy tìm kiếm những bài báo đã đăng về sự kiện này và tự xây dựng một danh sách các ấn phẩm và nhà báo. Có thể những nhà báo đó sẽ lại được giao nhiệm vụ viết tin về hội chợ. Còn nếu không, họ có thể chỉ dẫn cho bạn tìm đến đúng người.

Bạn nên chắc rằng mình bắt đầu liên hệ ít nhất là hai tuần trước khi có hội chợ. Hãy nhớ rằng công ty của bạn không phải là công ty duy nhất đang nỗ lực giành được một cuộc phỏng vấn. Lịch làm việc của các phóng viên rất nhanh kín chỗ. Và hãy cho các phương tiện truyền thông một lý do để chú ý đến bạn. Hãy đưa ra tin tức bất ngờ hay một góc độ nhìn nhận độc đáo giúp phân biệt công ty của bạn với các doanh ngiệp khác.

Đồng thời hãy tìm kiếm những cơ hội được lên tiếng phát biểu, dù là với tư cách diễn giả chính hay thành viên trong cuộc thảo luận. Để có cơ hội phát biểu, bạn cần phải có kế hoạch và óc sáng tạo rộng lớn, vì thế hãy khởi động sớm và xác định những chủ đề bạn thích đề cập đến. Đừng chỉ tập trung vào những chủ đề trực tiếp liên quan đến doanh nghiệp của mình. Những nhà diễn thuyết cuốn hút nhất là những người có thể liên hệ ra ngoài những chủ đề tiêu chuẩn.

Nên nắm trong tay những tài liệu marketing nào?

McPherson: Những tài liệu ngắn gọn. Không nhà báo nào muốn phải mang vác hàng tập giấy tờ, và khi người ta ngày càng lo lắng hơn về vấn đề môi trường, không ai muốn chứng kiến sự lãng phí. Hãy xem xét việc để tất cả các tài liệu marketing của bạn vào những ổ cứng di động có dán nhãn. Bạn cũng nên đưa những tài liệu này lên trang web hội chợ thương mại của mình để các nhà báo có thể dễ dàng tải về khi hội chợ kết thúc.